Good Morning!
早安!我昨天晚上看天氣預報 (14度掉到7度,砍到一半),看到那溫度的一路往下降,也是看得我驚心動魄的,因為水氣足夠,希望能夠把握機會下下雪;但希望我早上的行程,能夠一路暢通就是了。我今天早上想要來跟大家分享一下,我昨天忙了一整個早上,還有一整個下午的兩件事情:這也關聯到我今天要講的主要兩個主題,官僚以及體系。
早上-清空一間辦公室
我們講體系,是因為在這個機構當中,我們有權責劃分,有組織的架構與分類;所以總括的事務,會有其路徑的辦理,一個流程,一系列的程序;這體系的行程,是由非體系狀態的轉變,由繁化簡而來。
我以學校來舉例,通常學校的單位,會是以譬如說一個實驗室或者是研究室為主,而一個研究室的主持通常都以老師教授為中心,延伸出去就是計畫聘請的助理,又或者是老師所收的研究生還是教授的大學生;或許大家可能覺得這樣很單純,但其實不然,因為中心的老師會有行政以及教學,行政就是在系所當中的行政任務承擔,教學包含教學大學生與指導研究生,而這裡面事務的複雜性,呈現兩極的狀態,一者是年輕教師被賦予過多的責任以及義務,一者是資深教師因樹大根深更延攬了更多的責任以及義務。而就一位新進教師的成長經歷,就是在這些行政以及教學之間,去發展及建立他所以他為中心的體系。因為自身能力以及時間的分配,所以有助理以及學生的加入,一起承擔這體系以及個別的責任與義務。
但這個體系是會有它的流動的,助理會離開,學生會畢業,所以這個體系的流動,也會帶動著這個體系的永續發展,又或者是往另外一個方向-就是逐漸失去功能和消亡。這裡會產生許多的dynamics,正如中心的老師與周圍的學生、中心的老師與周圍的助理、周圍的學生與周圍的助理、周圍的學生(助理)與周圍的其他體系等。所以從一個教師的發展,會從如何發展這些dynamics把許多機制還有程序給規劃出來,適當的定義以及調用助理以及學生的角色,並讓研究室所承攬的責任以及義務給項目化,項目化開始就是由繁化簡的過程,小從衛生紙怎樣買,大到計畫招標與承做;這些大大小小交織在一起的亂七八糟的事務,都需要藉由體制化的建立,才能夠逐漸清晰。
但加入的”變化”因素,除了老師個人的撥花心思,就是助理會因為各種原因離開,學生也會因為各種原因離開或畢業;所以問題又再回來了,就是體制如何延續與維持。所以回到這個早上的主題-如何清空一間辦公室,就可以像初看的簡簡單單,到後來其實還頗為複雜的好像又很多問題。
這裡我想要給大家一個情境來先想想:
今天有大約要10個人 (有助理有指導研究生等),要來幫老師清空她的辦公室,要把裡面的東西都搬出去另外一個暫時空間,因為廠商要進來鋪地板貼壁紙,需要一些天;開始動工到完工 (不確定什麼時候),要把搬出去的東西,等完成的工事之後,要在把全部搬出去的東西-歸還擺置到原位上。
我的問題是:
如果你是那個被指定要負責帶頭的學生,你要怎麼完成任務?
如果你不是那個被指定又不知道誰要帶頭的其中一位學生,你又要怎麼幫忙呢?
下午-跑一份公文還有計畫尾款收據
我們後來又提到官僚,主要由於體系的老舊 (未檢討),而產生更多人為的,無論是有意或無意的阻礙,所以我們才會稱之為官僚,實為批評一個體系的迂腐轉變,又或者是缺乏彈性之後,而造成組織架構的疲乏;這反過來,又是一個由簡化繁的演變。
這個下午的case,就直接讓我跟你分享我所經歷的每一個步驟好了 (不像上面的上午的case,我只做了情境還有提問,但不給大家細節):早上近中午接到衛服部的通知,期末結案報告驗收完成,可以出公文還有送收據過去,把最後一期的計畫款項給交換回來。over~ 我從中午開始聯繫到下午五點我拿到公文正本還有收據,結果我來不及親送過去,只能夠明天早上要自己跑過去的這些中間的過程包含:
我收到訊息之後 (特別是公文和收據一定要明天送達衛生福利部),我立刻聯絡了研發處的承辦人 (說我需要你開始寄送收據的公文;我很趕我今天就要拿到;沒關係我自己學校內一關一關自己跑);
我繼續聯絡衛服部承辦人,告知清楚我已經收到通知了,我開始準備公文和收據了,我再怎樣我明天早上你上班時一定親自拿到你手上交上,等我拜託你等我!不要生氣,給我錢;
中間隔了一個中午休息吃飯時間 (很好,才怪!);
讓行政人員都吃飽和睡足休息之後,我開始聯絡公文的第一關 (山下;公車),拿到了公文的草稿 (因為還有其他各關的跑關:山上第一關出納組 (開收據),總務處 (主管章),會計室 或 歲計組 組員,會計室 或 歲計組 組長,會計主任;回到山下,研發組決行後;回到山上,文書組 (發文 + 大關防);
第一關拿到公文草稿,山下,此時時間是下午兩點;
開始過關斬將:回到山上第一關出納組,中間時間是半小時 (因為等公車),然後我就卡關了 (因為紙本公文草稿送到了,但是電子公文沒到,還在研發處的兩個人身上卡著),溝通了很久拜託通融請紙本先來電子後補,這一關又是另外的30分鐘;開收據,也出了很多系統的問題,問了出納組很多人輪流上戰之後,終於列印出來一張一百多萬的收據;
完成出納組,被叫去總務處,但又因為沒有電子公文只有紙本,又被踢回來出納組;
結果我在出納組,完成了總務處 (主管章) 的給章,我傻眼;
我安撫了我受傷的心靈之後,出發到二樓,我最擔心的會計室-孰悉的組員但是令人害怕的會計組長,這裡我站在門外又是30分鐘,等著它們完成講話還有電話後,我總算是拿到了組員、組長、還有代行的會計主任章 (what!);
下山!再一次要回到研發處,完成決行的步驟,我總共繞了三間辦公室,才找到要做決行的那個人,但她在通電話討論著兩間學校結婚之後的網頁,差不多又是30分鐘,原承辦人員看不下去,拿了我手上的超紅色公文進入,蓋了決行章的公文草稿出來後;
上山!最後一關-就是文書組,文書組要做最後的copy and paste,還有蓋上校長的大關防,這裡我等到了五點,就一張白紙還有我在兩個小時前就拿到的收據,就這樣。我超過了趕到郵局寄國內快捷的郵件送去衛服部,我也超過了趕到昆陽衛生福利部的親交給承辦人手上的原本規劃;
所以,我兢兢業業的帶著這兩張薄薄的紙,謹謹慎慎的裝在我背包,今天要跟著我回家,明天早上也要跟我出發,一路前往昆陽,我想像那會是充滿陽光還有動人眼淚的一個歷史的moment,而也應該就是那一秒罷了。
這樣四個小時,不知道如果是大家也來跑一次,感覺又會是如何呢?官僚嗎?我倒不是感覺到很官僚的習氣,我反而是感到大家都還至少很和善很願意幫我加快速度,但即使是如何的趕、如何地跑,我還是整整從兩點鐘到五點鐘,然後我還是一事無成,即使我滿懷希望,想要一次解決它。即使我知道,如果我明天一路順利平安,我想-我也滿是心懷感激的,至少完成這一件我可以做到的事情。
你以為如何呢?你有相關的經驗嗎?我相信很多,分享一些來吧!
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